Archivierung & Compliance – revisionssicher, prüfbar, DSGVO-konform

Gesetzliche Vorgaben verlangen nachvollziehbare, unveränderliche Aufbewahrung – und zwar wirtschaftlich, sicher und langfristig. Mit centron archivieren Sie Daten revisionssicher: Immutable Storage (WORM), Retention-Policies, Legal Holds und auditfähige Protokolle sorgen für Integrität und Nachweisfähigkeit. Speicherung ausschließlich in Deutschland, ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform – inklusive Auftragsverarbeitung.

Was „revisionssicher“ konkret bedeutet

Revisionssichere Archivierung verhindert nachträgliche Manipulationen, hält Aufbewahrungsfristen technisch ein und dokumentiert jede relevante Aktion. Kernbausteine sind: unveränderliche Speicherung (WORM), kryptographische Integritätsnachweise, nachvollziehbare Zugriffs- und Löschprozesse sowie lückenlose Protokollierung. Damit erfüllen Unternehmen Prüfungsanforderungen (z. B. GoBD) und schützen sich gegen rechtliche wie betriebliche Risiken.

Immutable Storage (WORM) & Object Lock

Mit unveränderlicher Speicherung („Write Once, Read Many“) lassen sich Dokumente, Belege und Logdaten so ablegen, dass sie innerhalb der festgelegten Frist nicht überschrieben oder gelöscht werden können. centron unterstützt WORM-Mechanismen und Object Lock auf Bucket- bzw. Objektebene. Retention-Timer und optionale Legal Holds verhindern Löschungen selbst bei erhöhten Rechten – ein zentrales Schutzinstrument gegen versehentliche Änderungen und bewusste Manipulation.

Retention-Policies, Löschkonzepte & Aufbewahrung

Aufbewahrungsfristen werden technisch erzwungen. Nach Ablauf greift ein definiertes Löschkonzept (regelkonform, protokolliert). Unterschiedliche Datenklassen – z. B. steuerrelevante Unterlagen, Patientenakten, Konstruktionsstände, Audit-Logs – erhalten eigene Policies. So bleiben Sie konform, ohne operative Komplexität zu erhöhen.

Audit-Logs, Nachweisführung & Reports

Für interne Kontrollen und externe Prüfungen stellt centron revisionssichere Protokolle bereit: Erzeugung, Änderungen von Metadaten, Zugriffe, Freigaben und Löschvorgänge werden nachvollziehbar erfasst. Auf Abruf stehen Audit-Reports zur Verfügung – exportierbar für Prüfungen, Management-Reviews und Dokumentation. Integritätschecks (z. B. Prüfsummen) belegen Unverändertheit.

DSGVO, GoBD & branchenspezifische Anforderungen

centron archiviert ausschließlich in Deutschland, ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), TOMs und Datenfluss-Dokumentation gehören zum Standard. Branchenanforderungen (z. B. GoBD, BAIT, MaRisk, HIPAA-ähnliche Vorgaben im Gesundheitsumfeld) werden in Policies übersetzt. Für projekt- oder produktbezogene Spezialfälle definieren wir gemeinsam Richtlinien und Nachweise. Details zur Regulierung: Compliance.

Datenklassifizierung & Lifecycle-Tiering

Revisionssicherheit schließt Wirtschaftlichkeit nicht aus. Über Datenklassen und Lifecycle-Policies wandern Objekte automatisch in geeignete Tiering-Stufen: heiß (häufige Zugriffe), warm (gelegentlich) und kalt (Archiv). Damit reduzieren Sie Kosten – ohne Verzicht auf Unveränderbarkeit und Nachweisbarkeit. Für große Bestände empfiehlt sich S3-basiertes Tiering mit Object Storage; für aktive Dossiers und eAkte-Workloads nutzen Sie Block Storage.

Legal Hold, eDiscovery & Aufbewahrungsstopps

Bei Rechtsverfahren oder Audits dürfen relevante Daten nicht verändert oder gelöscht werden. Mit Legal Hold setzen Sie Aufbewahrungsstopps auf einzelne Objekte oder ganze Buckets. eDiscovery-Funktionen unterstützen die gezielte Suche nach Inhalten, Zeiträumen und Metadaten. Alle Aktionen werden auditfähig protokolliert.

Sicherheit: Verschlüsselung, Schlüsselmanagement, Rollen

Daten werden im Transit und im Ruhezustand verschlüsselt. Schlüssel lassen sich über zentrales Key-Management (KMS) verwalten; getrennte Rollen (Least Privilege) und Freigabeprozesse verhindern Eskalationen. Protokolle, Alarmierungen und Integritätsprüfungen erhöhen die Betriebssicherheit. Für besonders sensible Inhalte sind dedizierte Mandantenbereiche verfügbar.

Integration in bestehende Systeme

Die Anbindung erfolgt über Standard-APIs und gängige Tools: DMS/ECM, ERP, E-Mail-Journaling, Backup-Software und Log-Pipelines. Bestehende Workflows werden um WORM, Retention und Reporting erweitert – ohne Medienbrüche. Für Automatisierung stehen REST-APIs und Ereignis-Hooks bereit. Versionshistorien und Metadaten können in Kataloge und Fachanwendungen gespiegelt werden.

Migration & Qualitätssicherung

Für die Überführung historischer Bestände nutzt centron validierte Migrationspfade. Prüfsummen stellen sicher, dass Inhalte unverändert ankommen. Vor der produktiven Umschaltung testen wir Stichproben, Zugriffsrechte und Retention-Logik. Bei Bedarf übernehmen wir das Mapping von Altstrukturen, Metadaten und Policies.

Monitoring, Alerts & Betriebsnachweise

Dashboards zeigen Policy-Konformität, Speicherauslastung, Zugriffsprofile und Kostenentwicklung. Alerts warnen bei Anomalien (z. B. ungewöhnliche Zugriffsvolumina, fehlerhafte Clients, auslaufende Retention). Regelmäßige Berichte dokumentieren Prüfaktivitäten, Wiederherstellungstests und Policy-Änderungen – hilfreich für Management und Audit.

Typische Szenarien

• GoBD-Archiv: Unveränderliche Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen, fristgerechte Löschung, lückenlose Protokolle.
• Verfahrensakten & eAkte: Aktenpläne mit Retention, Legal Holds in laufenden Verfahren, revisionssichere Exporte.
• Healthcare & Forschung: Sensible Daten mit strengen Rollen, KMS, Audit-Trail und Standortgarantie Deutschland.
• Log-/Security-Archiv: WORM-Logs für Forensik, lange Aufbewahrung per Lifecycle-Tiering, schnelle Suche und Export.

Abgrenzung: Backup vs. Archiv

Backup sichert Wiederanlauf und schnelle Wiederherstellung (RTO/RPO) – Versionierung, Snapshots, schnelle Restores. Archiv erfüllt Nachweispflichten: unveränderliche, langfristige Aufbewahrung mit Retention und Audit-Protokollen. Beides ergänzt sich. Mehr zur Wiederherstellung: Data Recovery, Hochverfügbarkeit: High Availability.

Kostenmodell & Planung

Abrechnung nach Speichervolumen und optionalen Abfragen/Exports. Kostenoptimierung über Tiering, Kompaktierungsstrategien und richtlinienbasiertes Löschen. In einem Kurz-Workshop definieren wir Datenklassen, Aufbewahrung, Legal-Hold-Szenarien und Reporting – fundiert, pragmatisch, prüfbar.

FAQ – Häufige Fragen

Erfüllt die Lösung DSGVO und GoBD?
Ja. Speicherung ausschließlich in Deutschland, ISO 27001, AV-Verträge, WORM, Retention, Audit-Reports.

Können Löschfristen technisch erzwungen werden?
Ja. Retention-Policies verhindern vorzeitiges Löschen; nach Ablauf erfolgt dokumentierte, regelkonforme Löschung.

Wie setze ich einen Löschstopp um?
Über Legal Hold auf Objekt- oder Bucket-Ebene; alle Vorgänge werden auditierbar protokolliert.

Unterstützt ihr eDiscovery?
Ja. Suche nach Inhalten, Zeiträumen und Metadaten, exportierbare Trefferlisten für Prüfungen.

Wie kombiniere ich Archiv & Kostenkontrolle?
Lifecycle-Tiering (heiß/warm/kalt), Kompaktierung, selektive Exporte – ohne Verlust der Revisionssicherheit.

Nächste Schritte

Wir definieren gemeinsam Archivrichtlinien, Datenklassen und Retention. Anschließend aktivieren wir WORM, Legal Holds, KMS und Reporting, migrieren Bestände und testen Nachweise. Für Backups, Versionierung und DR verweisen wir auf Backup & Recovery. 200 € Startguthaben erleichtern den Einstieg.