Eine gut strukturierte und den individuellen Bedürfnissen angepasste Datenbank ist ein wichtiger Bestandteil einer IT-Architektur. Darüber hinaus erfüllen öffentliche Datenbanksysteme wie das Open-Source-Datenbankverwaltungssystem MySQL oder auch MS-SQL wichtige Funktionen. Grundsätzlich besteht ein Datenbanksystem aus dem Datenbankmanagementsystem als Verwaltungssoftware und der Datenbase.
In der Datenbase speichern Nutzer große Datenmengen wie beispielsweise Namen, Adressen und individuelle Daten einzelner Personen oder Produkte mit den dazugehörigen Merkmalen. Das Datenmanagementsystem legt fest, in welcher Struktur die Organisation der einzelnen Datensätze erfolgt und nach welchen Regeln der Zugriff möglich ist. Dazu bietet die Datenbank komfortable Möglichkeiten, in unterschiedlichen Sortierungen auf die gespeicherten Daten zuzugreifen. Die Art der Speicherung und Verwaltung von Daten innerhalb der Datenbank legt das Datenbankmodell fest. Abhängig vom Entwickler und den Bedürfnissen des Anwenders der Datenbank kann sie hierarchisch, dokumentenorientiert, relational, objektorientiert oder netzwerkartig organisiert sein. Außerdem sind Kombinationen der verschiedenen Modelle denkbar. Das Datenbankmodell mit der weitesten Verbreitung ist die relationale Datenbank. Sie verwaltet gespeicherte Daten, die in verschiedenen Beziehungen zueinanderstehen können, in zeilenorientierten Tabellen. Bewertungen in den Tabellenspalten legen die Beziehungen der Daten untereinander fest.
Charakteristisch für eine Datenbank sind Mehrbenutzerfähigkeit und Möglichkeiten für Datenexporte in andere Programme. Um einen sicheren Mehrbenutzerbetrieb zu gewährleisten, schützt das Transaktionskonzept der Datenbank einzelne Daten vor parallelem Zugriff verschiedener Nutzer. Datenexporte, Datenabfragen und andere Aktivitäten erfordern als Schnittstelle eine Datenbanksprache. Relationale Datenbanksysteme verwenden zum Beispiel die Datenbanksprache SQL. Besondere Bedeutung hat die Datensicherheit in einer Datenbank. Sie dient dem Schutz vor Datenverlust und Datenmissbrauch. Das data dictionary des Datenbanksystems legt die zur Sicherung notwendigen Datenschemata und Zugriffsrechte fest
